Professionelle E-Mail Archivierung für Ihr Business

Email ist als Kommunikationsmittel in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken. Umso wichtiger ist die Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der Systeme. Wir sind in diesem Bereich eng mit der Online Lösung vom Microsoft Exchange verbunden. Diese bietet einen hohen Ausfallschutz. Die Onlinelösung bietet ihnen viele Vorteile wie automatische Regeln, Abwesenheitsbenachrichtigungen und Freigabe Ihrer Emails für das interne Team.
Ebenfalls sind in diesem System Ihre Kontakte, Kalender Aufgaben und Notizen eingebettet.

Die professionelle Archivierung von E-Mails in Ihrem Unternehmen ist der erste Schritt in Richtung mehr Sicherheit und der Entlastung Ihrer Email-Server. Wir sind Experten im Bereich der Email Archivierung und bieten unseren Kunden die Beste Lösung an. Von der ersten Beratung bis hin zu Implementierung und weiteren Support stehen wir Ihnen zur Seite. Dabei folgen wir den gesetzlichen Vorschriften des Bundesfinanzministeriums und klären Sie auch über die Grundlagen der E-mail Archivierung auf.

Wussten Sie das Sie steuerlich und geschäftlich relevante E-Mails wie ein Papierdokument bis zu zehn Jahre oder länger aufbewahren müssen?

Bei der heutigen Kommunikationsintensität über Emails ist es umso wichtiger diese zu sichern. Bei uns erhalten Sie eine Sicherung der Emails gegen ungewolltes Löschen aber auch Aufbewahrung in Form von GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff).

Eine professionelle Email Archivierung bietet Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern eine sichere und produktive Lösung. Backups werden vollautomatisch angelegt und auf sichere, in Deutschland liegenden, Datenserver transferiert. Ihr Geschäftsalltag wird wie gewohnt weiterlaufen und Sie können sich in Ruhe auf Ihr Tagesgeschäft fokussieren. Wir stehen Ihnen Jederzeit zur Verfügung, damit Sie Nachts in Ruhe schlafen können.

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Müssen Emails archiviert werden?
Die Anforderungen und rechtlichen Grundlagen werden u.a. in den Grundsätzen zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), §147 der Abgabenordnung (AO) sowie den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme (GoBS) geregelt. Eine steuerlich und geschäftlich relevante E-Mail muss wie ein Papierdokument bis zu zehn Jahren oder länger aufbewahrt, sowie originär und elektronisch jederzeit prüfbar bereitgestellt werden, die Daten sind lückenlos nachzuweisen.

Art der Speicherung
Nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten GDPdU Richtlinien reicht es keineswegs mehr aus, die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften oder die relevanten E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (wie etwa PDF Dateien) zu archivieren.

Urteile
Werden im Falle einer Betriebsprüfung die steuerlich relevanten Unterlagen oder Daten nicht fristgerecht bei den Finanzbehörden abgegeben, haben diese nun die Möglichkeit, Verzögerungsgelder zu veranschlagen. Diese Sanktionsgelder sind zwar bereits seit einigen Jahren nach § 146 Abs. 2b AO vorgesehen, wurden bis jetzt aber kaum verlangt. Ab Mitte 2012 sind vermehrt Prüfungen in dieser Form zu erwarten.
Inzwischen veranschlagen die Finanzbehörden Verzögerungsgelder je nach Grundlage mit mindestens 2.500 und bis zu 250.000 Euro.
Das Finanzgericht Schleswig-Holstein (FG Schleswig-Holstein, Beschluss v. 03.02.2010, 3 V 243/09) urteilte am 3. Februar nicht nur, dass die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes in Höhe von 2.500 Euro rechtmäßig sei, sondern auch, dass ein Sanktionsgeld in einer derartigen Höhe nicht gesondert begründet werden müsse.
Daraus lässt sich schließen, dass die Finanzämter in Zukunft vermehrt das Verzögerungsgeld verhängen werden.
Daran können Sie sehen, dass es inwzwischen durchaus sinnvoll, sich auf eine mögliche digitale Betriebsprüfung vorzubereiten und sich schon heute zu vergewissern, ob auch morgen noch der Zugriff auf die Unterlagen und Daten durch das Finanzamt möglich ist.

GDPdU – Rechtliche Hintergründe und Haftungsrisiken der digitalen Betriebsprüfung
Die revisionssichere Langzeit-Aufbewahrung handelsrelevanter E-Mail Kommunikation und vertraulicher Geschäftsinformationen ist angesichts des schnellen technologischen Wandels eine große Herausforderung für jedes Unternehmen. Seit der Geltungsdauer der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (“GDPdU”, im Jahr 2002) sind sich viele Unternehmer noch immer nicht der rechtlichen Tragweite dieser Regelung bewusst.

  • Steuerlich relevante Daten und Dokumente müssen Sie, zur Einsichtsmöglichkeit für die Finanzbehörde bereithalten und dem Prüfer gegebenenfalls als Datenträger übergeben können
  • Um dem Datenschutz Rechnung zu tragen, muss der unbefugte oder ungewollte Zugriff auf das E-Mail-Archiv verhindert werden

Rechtliche Anforderungen und die Einhaltung betrieblicher Vorgaben und Richtlinien eines Unternehmens (“Compliance”) machen eine elektronische Archivierung daher unerlässlich.

Geschäftsführer haben für einen lückenlosen Schutz der Unternehmensdaten und nachhaltige Verfügbarkeit handelsrelevanter und buchhalterischer Systeme Sorge zu tragen. Die Nichteinhaltung kann zu hohen Geldstrafen und Haftungsverpflichtungen führen.

Durch die Spiegelung von Backups auf andere Speichermedien und vollautomatische Backups ist eine E-Mail Archivierung in der Regel absolut sicher vor jeglichen Datenverlusten. Durch weitere Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls und Antivirus-Software erfüllen Sie garantiert jegliche gesetzlichen Richtlinien beim Umgang mit Email-Backups.

Emails lassen sich schneller durchsuchen und sind dadurch auch schneller auffindbar – selbst viele Monate oder Jahre nach deren Versand. Zusätzlich entfällt der Bedarf nach manuellen Backups, was die Administration erleichtert und den Aufwand für Sie verringert.

Ja, da der Prozess der Emailarchivierung ein stetiger ist. Für ein individuelles Angebot sprechen Sie uns gerne an.

In der heutigen Zeit ist Flexibilität ein wichtiger Faktor. Wir erwarten von uns und von unseren Partner ein hohes Maß an flexibilität.

Somit binden wir niemanden mit langen Verträgen, sondern reagieren monatlich auf die Veränderungen in Ihrem Unternehmen und in der Wirtschaft.

Wir investieren uns in einigen Branchennetzwerken und stellen leider immer wieder fest dass viele Unternehmen im hier und jetzt leben. Dabei ist es umso wichtiger in der schnelllebenden Zeit nach vorne zu schauen. Das haben wir uns ganz groß auf die Fahne geschrieben. Wir wollen Sie nicht nur in Ihrem Tagesgeschäft begleiten und unterstützen sondern auch die richtigen Bahnen für die Zukunft legen.

Es ist unmöglich eine vorhandene IT Struktur, welche mehrere Jahre gewachsen ist innerhalb weniger Wochen zu übernehmen. Daher gehen wir wie folgt vor :

  • Wir vereinbaren einen Termin zum Erstgespräch.
  • Lernen uns gegenseitig kennen und verschaffen uns werden dessen einen Eindruck Ihrer Infrastruktur.
  • Wir beginnen mit der Zusammenarbeit indem die ersten Punkte abgearbeitet werden.
  • Während diesem Prozess erlangen wir weitere Einblicke in Ihr System und können so weitere Empfehlnungen und Prozessoptimierungen empfehlen.