Papierloses Büro
IsulTix Blog

Papierloses Büro

Was es bedeutet und wo fange ich an?

Oft wird gesagt ; wir sind Papierlos. Aber nur die die es bereits praktizieren wissen tatsächlich was dahinter steckt und welche Abläufe zu beachten sind.

Vorteile papierloses Büro

Das papierlose Büro bringt einige wesentliche Vorteile mit, die ich an dieser Stelle gerne ausführen möchte:

  • Nachhaltigkeit (Druckkosten reduzieren, etc. – besser für die Umwelt)
  • Effizienteres Zeitmanagement durch produktives Arbeiten
  • Collaboratives Arbeiten mit mehreren Personen oder Teams
  • Platz- und Materialersparnis
  • Mobilität
  • Zentrale Ablage in digitaler Form – jeder kann von überall zugreifen bzw. können entsprechende Rechte vergeben werden
  • Suchfunktion ermöglich das schnelle auffinden von Dokumenten (effektives Zeitmanagement)
  • Zukunft- und Wettbewerbsfähigkeit
  • Jede Abteilung wird produktiver, somit das gesamte Unternehmen

Aber wo fange ich an?

Bevor die Digitalisierung beginnen kann sollten zuerst die technischen Gegebenheiten hergestellt werden. Ein Gerät zum ablichten der Unterlagen ist notwendig. In in den meisten Fällen ist ein All-in-One Gerät bereits vorhanden. D.h. Drucker/Scanner/Fax in einem Gerät. Hierbei ist wichtig das der Drucker nicht nur als Empfänger zum Drucken von Dokumenten dient sondern auch als Sender fungiert. Es sollen nämlich Dokumente gescannt und an einen PC, Netzwerkspeicher oder Cloud Dienst gesendet werden. Die meisten Drucker Hersteller bieten eine Software an die diese sogenannte „Scan to Folder“ Funktion aktiviert. Wir empfehlen in diesem Schritt einen Netzwerkspeicher oder einen Cloud Anbieter zu nutzen. Was genau die Vorteile sind und wie dieses einzurichten ist, erläutert Euch gerne einer unsere IT Experten.

Nachdem die Technik steht, beginnt mit der Digitalisierung der vorhandenen Dokumenten. Ratsam ist es hier mit dem Archiv oder Dokumenten zu beginnen die selten genutzt werden. Somit wird das Tagesgeschäft nicht groß beeinflusst. Bei dem Prozess werdet Ihr bereits merken wie die digitale Ordnerstruktur aufzubauen ist.

Was passiert mit der Papierpost?

Wiederkehrende Dokumente die per Post gesendet werden, empfehlen wir die Kontaktaufnahme zu dem Absender. Eine kurze Mitteilung das in Zukunft die Post digitale an per Mail zugestellt werden soll, reicht oft aus. Den für die ist ebenfalls eine Ersparnis an Kosten und Aufwand.

Die selten zugeschickte Dokumente werden ebenfalls digitalisiert. Allerdings wäre der Kontaktaufnahme Prozess hier zu aufwändig. Es ist meist einfacher den Brief in Papierform abzulegen.

Informations – Schreiben können zur Dokumentation digitalisiert werden müssen aber nicht aufbewahrt werden. Somit ist hier eine Entlastung der Ordner möglich.

Fazit

Es gibt noch viel mehr zum Aufräumen. Der Aufwand und Ertrag sollten aber immer beachtet werden. Wer die obigen Tipps beachtet verschafft sich aber schon viel Platz in seinen Räumen. Kommt für weitere Anregungen gerne auf uns zu.